事務機選購／租賃必看｜20年專家揭密：八大評估重點，讓您輕鬆搞定！

我們特別訪談多位超過20年經驗的事務機專家，完整彙整出在租賃／採購時，必須注意的「八大評估重點」，為您解答所有疑問，輕鬆選對事務機！

月印量是選擇機型及方案最基本的評估重點，印量越大，所需的規格越高，零件及耗材也消耗越快。

月印量計算方法：
黑白及彩色的張數分開，並依照下列三種方式計算：
√每個月使用多少包A4紙
√透過事務機上的計數器
√若有配合的廠商，可透過每月的發票查看月印量

印量與交易模式判斷：
根據月印量，判斷最適合的交易模式（買斷 vs. 租賃）

月印量判斷門檻	適合的交易模式
每月超過 1,500 張	建議選擇租賃	印量越大，零件及耗材消耗越快。租賃合約通常包含零件耗材免費更換，更有保險及產險保障
每月印量較少	可考慮買斷或租賃	若選擇買斷，需自行負擔保固過後零件耗材及維修費用

月印量與機型對照表：
除了交易模式，月印量也決定了應選擇的機型速度規格
月印量 1,000－3,000 5,000－10,000 10,000以上
機型低速機中速機高速機

月印量	1,000－3,000	5,000－10,000	10,000以上
機型	低速機	中速機	高速機

輸出物的清晰度與色彩飽和度是事務機最基本的要求。

高列印品質需求產業

產業類型	品質側重重點
工程設計、CAD 圖	線條精細度（避免影響工程進行）
廣告業、設計部門	色彩表現方式（影響客戶觀感）

選購標準：可參考事務機的解析度、精細度以及色彩飽和度。
品質比較：雖然過往雷射印刷品質較佳，但隨著技術進步，雷射與噴墨的品質已越趨接近。追求相當高品質印刷，建議選擇大型事務機（PP機）

依照辦公人數及部門需求配置不同速度規格，可避免文件塞車。列印速度對比月印量，所以當月印量越大，列印速度也需要越快；因此可以參考月印量和預算來選擇事務機列印速度規格。

速度與機型建議對照

機型	低速機	中速機	高速機
速度（每分鐘幾張）	0－20張	21－39張	40張以上

速度關鍵因素：
• 第一張列印速度：初始列印需加熱定著，故速度會有所差異。
• 記憶體：記憶體接收檔案的速度也是列印速度的關鍵

當企業使用者眾多或部門結構複雜時，印量控管是必要條件。而資安已是企業首要課題，也應將「資安控管」納入考量。

印量控管的七大功能，同時兼顧資安控管
√印量控管
√權限控管
√列印分流
√機密列印（屬於資安控管）
√機密內容警示（屬於資安控管）
√關鍵字警告（屬於資安控管）
√漫遊列印（可至不同樓層或機台取件）
資安優勢避免文件外洩：
√透過辨識取件，可避免文件誤取或忘記取走。
√ 管理者可記錄員工操作記錄，並記錄列印、影印、掃描的文件內容，保護公司機密。
適合加裝控管的產業：事務機台數多、部門多、使用者多的產業，以及注重個資及資訊安全的產業（如金融業、科技業）

節能減碳是全球共識。企業應選擇具有環保標章認證的事務機。

節能三大重點：

💡 耗電量計算：事務機耗電計算複雜。若採用智慧插座管理，可以算出明確的耗電量

完善的售後服務是租賃時需考量的一大重點。若無專業維修人員，故障時將影響企業運作。
不同廠商將提供不同的服務，但一般而言，售後服務大致應包含下列幾項：

判斷廠商維修水準與服務形式

需依照印量、預算及風險考量選擇最適合的交易模式。

買斷與租賃的差異比較表