辦公室文件影列印，常常是行政工作者難以管控的作業。特別是當有人不小心下錯列印的文件，甚至本來要列印雙面，卻列印到單面，往往也造成文件輸出的浪費。除此之外，當機密文件輸出，需要進一步做管控時，又該如何進行呢？
金儀大管家提供您完整文件輸出規劃，將事務機加值搭配印量管理系統，讓文件輸出可以更有效管理，提升文件安全和便利性，為企業ESG加分
印量管理系統基本功能重點
過卡取件
使用者除了用帳號密碼登入外，也可以使用卡片認證，下列印後，需要感應卡片登入事務機後才能將文件取出，防止列印的文件被他人取走，避免資料外洩的情況。漫遊取件
使用者在下列印後，可以在任何一台受管控的事務機上過卡取得文件，也就是說，如果一家公司有多層樓，每一層樓的事務機都有受到系統的管控，使用者就可以在任何一台設備過卡拿取文件，甚至是不同據點也可以做到連線，有效提升取件的便利性。權限控管
管理者可以強制設定使用者輸出「黑白」、「雙面列印」及「浮水印」等功能，比如使用者是做單純的文字校稿，強制黑白及雙面列印可以避免彩色碳粉以及紙張的浪費，加上浮水印也能確保資訊安全。文件瀏覽或變更輸入方式
過卡登入事務機可以選擇一次釋放列印，或刪除不需要的文件，且部分系統可以在事務機端個別調整文件色彩、輸出文件份數，及單／雙面等需求，就算誤植文件也能於事務機端修改設定，減少不必要的浪費。專案計費
依據不同專案，個別計算張數及費用，方便管理者做分帳作業。使用者於事務機上操作影印及掃瞄作業，過卡後會跳出視窗提供選擇要計入費用的專案，明確計算各專案的張數費用，使用者也能在電腦端查閱列印紀錄，並編輯刪除。綠色報表
管理者可以使用內建的綠色報告，自動計算每一位使用者的印量及碳排放量，提供內建及自定義報表，可以依據不同的條件一鍵撈取資料。裝置管理
管理者可以批次管理多台影印機設備，部分系統也可同步管理印表機設備，解決部分因辦公設備品牌無法相容而需不同系統操作的問題，且提供AD／LDAP人員資料自動化同步更新。歷史輸出
使用者下列印後，列印的資料會暫存於系統中，若需要提供文件給臨時增加的與會者，在登入設備後，可以直接透過事務機輸出已列印過的文件，不用再匆忙回到電腦前找檔案，提升會議進行的品質。＊此功能可依需求開啟，檔案至多保留七天。
OCR辨識（搭配Konica Minolta LK-110v2套件）
當有一份文件需要做編輯，卻沒有原始的檔案可以修改時，可以透過OCR光學字元辨識，將檔案掃描轉換為可編輯的word檔，進行文件的編修，減少重新製作或手動輸入的繁瑣流程。畫像紀錄
管理者可以設置機敏關鍵字詞，若使用影印、傳真、列印及掃描等方式輸出對應的關鍵字時，系統會自動發送警示給管理者，即時防護資料外洩，降低企業機密文件外洩危機及損失。比較表格
本篇介紹的系統為印量管理系統：
１．YSOFT SafeQ
２． MagicShow
文件資安系統：
１．SmartMonitor（需配合印量管理系統使用）
| 項目 | YSOFT SafeQ | MagicShow |
|---|---|---|
| 過卡認證 | O | O |
| 漫遊取件 | O | O |
| 權限控管 | O | O |
| 文件瀏覽或變更輸入方式 | 可刪除及調整色彩份數單雙需求 | 僅可刪除 |
| 專案計費 | O | X |
| 強制列印浮水印 | O | X |
| 綠色報表 | O | O |
| 裝置管理 | 可同步管理印表機設備 | 僅限影印機 |
| 歷史輸出 | O | X |
| OCR辨識 | X | X |
| 畫像紀錄 | 需搭配SmartMonitor，部分功能不得使用 | 需搭配SmartMonitor，全功能皆可使用 |
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延伸閱讀：康軒文教｜透過印量管理 實踐ESG節能減碳
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印量管理系統 FAQ
Q1 印量管理系統中的「過卡取件」與「漫遊取件」有何不同？
A1：
● 過卡取件：使用者需在事務機感應卡片或輸入密碼後才能取出文件，防止機密資料被他人誤取或遺忘在出紙槽。
● 漫遊取件：使用者列印後，可在公司內任何一台事務機上取件，此功能支援跨樓層或跨據點連線，極大化取件便利性。
● 過卡取件：使用者需在事務機感應卡片或輸入密碼後才能取出文件，防止機密資料被他人誤取或遺忘在出紙槽。
● 漫遊取件：使用者列印後，可在公司內任何一台事務機上取件，此功能支援跨樓層或跨據點連線，極大化取件便利性。
Q2 管理者如何透過系統進行「權限控管」以節省成本？
A2：管理者可以強制設定特定使用者僅能進行「黑白」或「雙面列印」，避免彩色碳粉與紙張的浪費，使用者也可以在事務機端刪除不必要的列印任務或修改輸出設定（如改為單面），減少誤印損失。
Q3 印量管理系統如何支持企業的 ESG 永續目標？
A3：系統提供「綠色報表」功能，能自動計算每位使用者的印量及對應的碳排放量。
管理者可一鍵撈取內建或自定義報表，直接用於企業 ESG 管理與碳排申報。
管理者可一鍵撈取內建或自定義報表，直接用於企業 ESG 管理與碳排申報。
Q4 在專案管理上，系統如何協助行政人員進行財務核算？
A4：透過「專案計費」功能，使用者可在影印或掃描時選擇對應的專案，系統會個別計算各專案的張數與費用，方便管理者進行精確的分帳作業。
Q5 YSOFT SafeQ 與 MagicShow 這兩套系統的主要差異為何？
A5：根據比較表格，兩者在基礎功能「過卡、漫遊、綠色報表」上皆具備，但有以下差異：
● YSOFT SafeQ： 支援專案計費、強制浮水印、歷史輸出功能，且可同步管理印表機。
● MagicShow： 僅限管理影印機，且不支援專案計費、強制浮水印與歷史輸出。
● 資安延伸： 若需「畫像紀錄」功能，兩者皆需搭配 SmartMonitor 系統，但 MagicShow 在搭配時可支援全功能使用。
● YSOFT SafeQ： 支援專案計費、強制浮水印、歷史輸出功能，且可同步管理印表機。
● MagicShow： 僅限管理影印機，且不支援專案計費、強制浮水印與歷史輸出。
● 資安延伸： 若需「畫像紀錄」功能，兩者皆需搭配 SmartMonitor 系統，但 MagicShow 在搭配時可支援全功能使用。
Q6 系統如何處理機密文件外洩的預警？
A6：系統具備「畫像紀錄」與「關鍵字警告」功能。管理者可設置機敏關鍵字，當輸出內容包含這些字詞時，系統會自動發送警示通知管理者，即時攔截資安風險。
Q7 若有編輯紙本文件的需求，系統能提供什麼協助？
A7：透過 OCR 光學字元辨識技術（需搭配特定套件），系統能將掃描的紙本文件轉換為可編輯的 Word 檔，免除手動輸入與重新製作的繁瑣流程。
