本篇特別訪談多位超過20年經驗的事務機專家，彙整出事務機在租賃／採購時，該注意的8大評估重點，完整收錄，為各位解答，讓選購事務機不再霧煞煞，可以更輕鬆!
事務機租賃／採購8大重點
一、月印量
事務機購買或租賃方案五花八門，但最基本的評估重點是「公司或使用部門的月印量」，建議先算出每個月的影／列印總量，再來做相對應的選擇。
１．月印量怎麼算？
首先，將黑白及彩色的張數分開，並有兩種方式可以計算。
第一種：每個月使用多少包A4紙
第二種：透過事務機上的計數器
＊若已有配合的廠商，也可透過每月的發票查看月印量。
２．如何選擇適合的事務機？
已經算出黑白、彩色的月印量後，進一步需考量【列印尺寸A3或A4？】，以此做為評估，提供事務機推薦ｘ月印量比較機種參考，實際還是依照各公司需求做選擇。
| 月印量 |
1,000－3,000 |
5,000－10,000 |
10,000以上 |
| 機型 |
低速機 |
中速機 |
高速機 |
3．事務機該選擇買斷還租賃？
如果印量較大每月超過1500張，建議選擇租賃的方式，因為印量越大，零件及耗材的消耗就越快，市面上的事務機租賃合約除了包含零件及耗材的免費更換外，更有保險及產險的保障。
４．什麼樣的產業或部門會有較大的印量？
不同產業營運模式、企業人數規模皆會使得印量有所不同，例如補教業、公務機關等印量需求就較大。進一步提供相關經驗分享參考如下：
●以產業特性評估
| 印量大 |
公家機關、補教業、運輸業...等 |
| 印量小 |
新創公司、SOHO族...等 |
●以部門特性評估
| 印量大 |
行銷企劃部、人資部、財務部...等 |
| 印量小 |
資訊部、技術部、客服部...等 |
二、列印品質
事務機設備最基本的要求是：輸出物的清晰度。例如，較小的字級是否能清楚辨識，而有彩色印刷需求的企業，則需重點評估顏色的顯現是否足夠飽和。另外，有些企業因應產業型態，需要防水墨水等功能的耗材。
１．事務機規格與印刷品質息息相關，評估重點為何？
可以參考事務機的解析度、精細度以及色彩飽和度，就能選出印刷品質較符合需求的事務機。
２．雷射與噴墨印刷的品質，差異很大嗎？
過往雷射印刷的品質較噴墨佳，而噴墨如採用專用紙張印刷，色彩與解析度上表現將會較好，但隨著印刷技術上的進步，兩種印刷品質已經有相關款式越趨接近。若追求相當高品質印刷較推薦大型事務機（PP機），在效果上將能凸顯出較大的差異。
一般而言，設計產業對印刷品質的清晰度與色彩銳利度的要求較高，像工程設計、CAD圖…等，對線條的精細度較為要求，如果線條印製不出來可能會影響工程的進行；而廣告業、設計部門…等，對色彩的表現方式較注重，在提案的過程若色彩差異太大，將影響像客戶觀感。因此，列印品質也是很重要的評估重點之一。
三、列印速度
部分事務機列印單色文件及彩色文件的速度不同，因而分為黑白列印及彩色列印兩種速度。依照辦公人數以及部門的需求配置不同規格的事務機，可以避免文件塞車的情況。
１．常常看到事務機規格強調第一張列印速度，是為什麼？
因為事務機第一張列印需要加熱定著後才能印出，所以初始速度會有所差異。另外，記憶體接收檔案的速度也是列印速度的一大關鍵。
２．該怎麼選擇適合的列印速度？
列印速度對比月印量，所以當月印量越大，列印速度也需要越快；因此可以參考月印量和預算來選擇事務機列印速度規格。
| 機型 |
低速機 |
中速機 |
高速機 |
| 速度（每分鐘幾張） |
0－20張 |
21－39張 |
40張以上 |
四、印量控管
當使用者眾多以及部門結構複雜的企業在選擇事務機時，「印量控管」成為必要條件，透過管控個別員工、部門的列印張數以及列印權限，來避免過度浪費或是公器私用的狀況。不過除了減少列印成本的問題之外，資安也成為選擇「辨識控管」的一大原因。
1．每一台事務機都能安裝印量控管嗎？
基本上可以。實際需以配合廠商提供的服務為主。
２．印量控管有哪些功能？
大致上分為：印量控管、權限控管、列印分流、機密列印、機密內容警示、關鍵字警告以及漫遊列印。
＊漫遊列印是指，只要使用者將電腦所需列印的資料送出，無論到哪個樓層或哪台影印機，都能將資料列印出來。
＊機密內容警示及關鍵字警告，亦屬於資安控管
３．印量控管也包含資安管理嗎？
是的。舉列說明：當使用者在列印時，若有事耽誤取件，列印的文件就有可能被他人取走，如果有辨識取件就可以避免文件誤取、忘記取走的狀況發生；而對於管理者來說，除了可控管員工操作記錄外，更能記錄列印、影印及掃描文件的內容，保護公司機密文件不外洩。
事務機台數、部門、使用者較多的產業都很適合安裝印量控管，可以減少列印成本；而列印文件有機密性，如：金融業、科技業…等，因注重個資及資訊安全而加裝印量控管的功能。不過，資訊安全已是企業的首要課題，所以建議企業都應將「資安控管」納入考量。
五、環保議題／耗電量
節能減碳已成為全球共識，綠色採購、綠色辦公設備也成為企業的首要選擇，具有環保標章認證的事務機對環境更佳友善，也能善盡社會責任實踐節能減碳。其中，「耗電量」值得企業關注，在選擇事務機時，應考量設備能源消耗效率，減少企業的耗電量進而減少碳排放及電費支出。
１．耗電量怎麼計算？
事務機耗電量的計算非常複雜，因為設備運作及休眠等不同模式，耗電量都有所差異，根據電器計算也只能算出大概的數字；但若是有智慧插座管理，就可以算出明確的耗電量。
２．事務機在待機時，還是會耗電嗎？
事務機在待機的狀態的確會耗電，但通常耗電量不大，依廠牌設計不同而有所差別。
３．除了耗電量，事務機的零件或耗材也有環保的考量嗎？
有的，零件及耗材是否可以再生，或生產過程是否符合環保標準，皆可做為考量。
六、售後服務
完善的「售後服務」非常重要，亦是企業租賃事務機時需考量的一大重點。若企業本身沒有專業的維修人員或技術人員，在遇到事務機發生故障時無法即時排解，就會影響企業運作。
１．售後服務應包含哪些服務？
售後服務大致分為事務機設備保養、操作教學、故障排除以及軟體驅動更新安裝，不同廠商將提供不同的服務。
２．怎麼知道廠商有一定的維修水準？
可以從廠商的故障排除速度、問題解決能力來判斷，當然擁有原廠維修證照也是一個考量。
３．基本上服務有哪些形式?
目前市面上的服務形式大致有下列幾種：遠端連線、電話排除、到場維修及設備替換。
八、機型－整新機（二手機）的評估？
因應顧客需求、預算、租期等，廠商通常會提供不同的機型供選擇，如預算有限的狀況下，整新機，也是廠商提供的另一選擇。
１．整新機的效能如何？
現在的整新機都經過廠商的檢測及保養，所以效能都可以維持在一定的品質；不過對於買斷的客戶，較多會是希望全新的設備。
評估過程，當然可以多留意廠商整新機的檢測標準，包含過紙的速度、影列印的品質等都是可以多留意的部分。
影印設備在各大企業依然為重要辦公設備，隨著科技進步，推出的款式也相對變多，了解各個項目的需求以及功能，才能做出對企業最好的選擇。
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