一般企業一年用多少紙
有天，一位看起來憂心忡忡的顧客和我們分享：「市場競爭越來越激烈，要滿足快又準確的辦公效率，還要想辦法降低成本，哪有可能！」
數位時代下，許多企業的核心工作流程都已全面數位化，例如將表單或文件資料掃描到ECM (Enterprise Content Management)或BPM (Business Process Management)系統。
※ECM系統：依照標準流程進行單據核銷、貸款申請、付款作業等，這些流程統稱為後端(勤)系統(Back Office)
其他像是CRM、線上服務平台(Front Desk)或各式網際網路服務等前端系統(Front Office)，也對企業在面對第一線客戶上，發揮了提高生產力的功效。
回歸到專案管理、人力資源管理、產品及服務研發、物流管理或商業決策等工作，儘管文件幾乎已經是透過數位方式產生，但在文件使用的過程中，往往會在產生出紙本….反映出：現實工作流程中仍有紙本的需求。
首先要釐清：數位化並非一味追求全面的無紙化！而是所有辦公流程都有優化的必要性，想提升文件數位化的效益？就以下5點，檢視一下內部作業流程：
- 公司同仁是否都能善用軟/硬體，改善工作效率？
- 同仁如何管理文件檔案？是否確實將文件歸檔？
- 將無紙化工作流程及電子文件歸檔列為全體員工或是部門的目標。
- 針對現有ECM或BPM產品，分析功能最常被哪些部門或哪個專案使用。
＊特別注意行動存取及簽核應用，以及對第三方整合的支援程度。
- 檢視ECM的政策及使用準則，以及針對新進及現有員工是否提供完善教育訓練。嘗試導入分層管理的內容管理政策。
管理挑戰：傳真文件眾多，調閱、歸檔困難
該公司平時與顧客、貨運公司、政府單位等各方生意上的往來，許多皆是透過紙本傳真進行溝通，一天平均高達300~400份的傳真，一份可能又包含好幾十頁。當這些文件進到公司後，同仁要如何有效率的領取、歸檔調閱，即是一項急待改善的難題！公司 資訊部表示，公司以前的做法是同仁自行到各台傳真紙夾找尋所屬的文件，很可能繞完公司各台設備後，還找不到所需文件，浪費許多時間。此外，這些業務上的傳真文件進行報關完畢後，如何歸檔，供後續管理人員備查稽核又另一項艱鉅的挑戰，雖然公司一直有要求紙本電子化，但卻也因電子化還需經由手動掃描、建檔過程，繁複程序常常導致同仁對電子化的推動興趣缺缺，形成推動上的阻礙。
電子簽章文件數位化解決方案
為了讓員工更快速調閱傳真文件及做好歸檔保存，戰略中心營業支援部 系統分析師表示，可將原本傳真工作流程朝兩個階段著手改善，第一、讓所有傳真文件e化歸檔。第二、建立傳真文件快速搜尋及管理的e化平台，方便同仁進行各項查詢作業。如此就可以加快傳真文件在內部傳遞、使用的速度，並達成電子歸檔保存的需求。
要達成以上的效益，震旦集團協助導入無紙傳真及圖文管理系統整合方案，在短短3個月間就將整體方案完成上線，具體改善他們傳真的工作流程：
I.傳真文件e化歸檔
II.傳真文件客製化搜尋頁面，調閱更輕鬆
III.打造員工共同的虛擬檔案櫃
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