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成功案例

文創產業【印量控管挑戰】

此多元化複合式商場於2015年正式營運,資本額20億,員工數約200人,建築外觀呈現前瞻氣勢,立面設計詮釋產業特性,結合鄰近綠帶的視野,實踐自然與科技共生的設計理念。園區結合資訊科技、文創藝術、創業育成,帶領大眾重新建構科技、文化與生活的連結。

 

管理挑戰:

 

商場內辦公區域狹小,事務機擺放空間受限

此案件為新建的文創產業複合式大樓,為了使各樓層規劃動線流暢寬敞,盡可能將空間留給顧客,員工辦公室分佈在不同樓層中零碎且狹小的空間,因此客戶端希望能在辦公室空間受限的情況下,依然能夠讓使用者便利性極大化。

開放空間人員進出複雜,文件安全控管不易

事務機在未受控管時,下列印後會直接印出,常會發生員工列印文件,卻沒有取件的情形,所以紙盤上散落許多文件,當中可能參雜著機密文件,位於商場中的辦公室為開放空間,進出的人員複雜,若非公司員工進入辦公室後攜出,造成機密外洩,將導致公司承擔巨大的損失,除此之外,更容易造成紙張浪費,讓員工養成多印、誤印的使用習慣,所以如何提高文件安全性同時兼顧良好的工作效率,是管理部門積極維護的指標。

商場員工眾多,手動設定員工通訊錄耗時

商場內的事務機設備和員工眾多,以往事務機單機控管,單靠IT人員手動建立員工通訊錄及設定員工卡號等資訊,必須一一核對員工資料,步驟繁瑣且重複,相當耗費IT人員的時間,故客戶端希望導入設備後,可以減輕IT人員的工作負擔。

解決方案:

實地調研,提供漫遊列印取件

考量到辦公空間受限的因素,在導入設備前,實地探訪各樓層辦公部門,訪談員工的使用習慣及需求,配置事務機至適當的擺放空間,並提供漫遊列印的功能,即使員工到不同樓層辦公室,也可以順利將文件輸出,讓員工使用更為便利。

 

 

身份驗證取件,全面控管事務設備

 

震旦印量管理系統全面控管事務設備,透過帳密驗證後才可將文件輸出,不僅提高文件的安全性,也大幅降低誤印率,還可針對不同使用者開啟或關閉彩色權限,另外依照管理者的需求,將影印、傳真、列印、掃描(四功)的使用紀錄留存,提供管理者備查,也可自訂印量紀錄報表格式,符合財務部門分帳所需,更可瞭解各部門或各使用者使用狀況及四功總印量。

與現有員工通訊錄AD同步,以員工卡自助加卡

震旦印量管理系統與現有員工的通訊錄AD(使用者認證與管理)整合,使用者資訊直接匯入系統,員工第一次使用時,至事務機面板輸入帳密後,透過每台事務機加裝的感應卡機,感應員工卡即完成自助加卡,日後使用時利用員工卡進行身份驗證,取得文件迅速又方便。

 

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