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成功案例

不動產【文件流程挑戰】

該公司成立於2012年,是由全球最大房仲品牌「世紀不動產」轉投資的履約保證公司,主要提供不動產交易市場,有關買賣雙方價金履約保證和購屋後的整合性服務,確保買賣雙方在交易過程的保障。公司成立以來,秉持「我把關 您滿意」的企業使命,對於每個案件的交易細節均須全面掌握,搭配系統化的服務設計,以及如同買賣自己房子的嚴謹態度,致力給顧客最精緻的服務。

 

管理挑戰:
►不動產交易文件託管審查,內部存在大量紙本文件

在不動產交易市場,行之有年的交易價金履約保證服務,主要目的即是在消除交易過程,買賣雙方不信任,委託公正第三方進行買方價金保管及賣方相關契約文件託管,藉以讓雙方交易順利進行。而該公司在此過程中即是扮演公正第三方,案件把關者的角色,對於交易過程中的文件,不只要盡到保管之責,更需嚴格把關審查。因此,也造成他們內部存在數量相當龐大且不同類型的紙本文件(如:地契、審查契約等)。根據該公司的副總表示,「他們曾統計過在整個買賣雙方交易過程中,所會用到的文件就多達20種類型,常用也有十幾種。公司該如何去管理這些文件,讓同仁容易去調閱,確實是當前必須突破的管理問題!」

►手動檔案命名及歸檔,虛耗工作時間無效率

公司成立初期,該公司高層也深知協助顧客,完整保存他們的文件並嚴格進行審查,將是他們獲得顧客信任的關鍵,因此公司很早就開始推行文件電子化,要求他們同仁務必將每筆案件所用到的文件掃描成電子檔案,並上傳至他們的履約保證作業系統,提供後續備查及保存。但隨著公司業務量擴大,案件不斷增加,原本掃描歸檔的作業方式,卻成為同仁工作上相當沉重的負擔,虛耗不少時間去處理。問題成因在於,每份文件掃描成電子檔案後,他們的文管人員還是得手動去更改檔案名稱,以「保證號碼+文件類型」作為檔案命名的規則,才能符合公司對檔案管理的需求。

其次,當檔案命名完成後,同仁還須依據不同文件類型的檔案,一份一份手動上傳至他們的履約保證作業系統完成歸檔。這些大量又重複的「手動作業」,即是成為扼殺同仁工作時間的主謀。

 

解決方案:

在充分了解此不動產產業所面臨文件歸檔上的問題後,震旦集團IT解決方案團隊認為要提升整體文件歸檔的工作效率,就必須以自動化的工作流程去取代原本繁複的手動作業方式,節省人力所需處理的時間。因此提出了「文件辨識自動命名及歸檔」客製化整合方案,來滿足某不動產處理大量且不同類型文件歸檔的需求。

 

一、建立文件自動命名規則依據:

為了讓多達20種類型的文件,可透過辨識軟體分辨文件的資訊,進而達成自動命名與歸檔的目的。首先,震旦集團依據該公司在檔案命名的管理政策,進行軟體畫面設計,讓文件管理人員在掃瞄各類文件前,可從軟體中進行檔案命名規則:即保證號碼和文件類型的設定,並列印出具備此規則資訊的Barcode貼紙,黏貼於待掃描文件上方,作為軟體辨識判讀的依據。

二、透過文件OCR自動命名及歸檔:

建立文件判讀的barcode索引後,文件管理人員只須將文件放入事務機掃描,就可透過辨識軟體所搭載的OCR功能,判讀條碼上的資訊,自動擷取出文件保證號碼和文件類別作為電子檔名。此外,客製化管理畫面還可讓使用者自行設定電子檔案歸檔至履約保證作業系統的路徑,一旦設定此功能,文件在進行辨識命名後,就會被自動派送到所設定的歸檔目的地,一氣呵成完成自動命名及歸檔作業,改善原本人工所耗費的時間。該公司 副總提到,導入此項解決方案後,不僅減少同仁作業時間,更重要的是自動化作業也大幅提升檔案命名及歸檔作業上的正確性,讓整個流程更快速、精確。無形中,這樣的作業方式,亦增加我們回應資訊給顧客的速度,為我們的服務加分!

 

具體成效:

這次成功導入經驗,該公司的高層也對震旦集團 IT解決方案團隊,於此專案所展現的專業和服務熱誠,深表贊同,也讓他們對於IT廠商的服務大為改觀,特別是在「文件自動命名及歸檔」所展現出來的效益相當明確,讓他們在未來,樂於運用更多資訊科技協作的思維來優化同仁的作業流程、顧客服務流程。持續蛻變成為不動產交易履約保證服務市場中,最具代表性的指標公司。

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