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設備解決方案

OA大管家|印量管理系統比較和重點解析

辦公室文件影列印,常常是行政工作者難以管控的作業。特別是當有人不小心下錯列印的文件,甚至本來要列印雙面,卻列印到單面,往往也造成文件輸出的浪費。除此之外,當機密文件輸出,需要進一步做管控時,又該如何進行呢?

金儀大管家提供您完整文件輸出規劃,將事務機加值搭配印量管理系統,讓文件輸出可以更有效管理,提升文件安全和便利性,為企業ESG加分

印量管理系統基本功能重點

過卡取件

使用者除了用帳號密碼登入外,也可以使用卡片認證,下列印後,需要感應卡片登入事務機後才能將文件取出,防止列印的文件被他人取走,避免資料外洩的情況。

漫遊取件

使用者在下列印後,可以在任何一台受管控的事務機上過卡取得文件,也就是說,如果一家公司有多層樓,每一層樓的事務機都有受到系統的管控,使用者就可以在任何一台設備過卡拿取文件,甚至是不同據點也可以做到連線,有效提升取件的便利性。

權限控管

管理者可以強制設定使用者輸出「黑白」、「雙面列印」及「浮水印」等功能,比如使用者是做單純的文字校稿,強制黑白及雙面列印可以避免彩色碳粉以及紙張的浪費,加上浮水印也能確保資訊安全。

文件瀏覽或變更輸入方式

過卡登入事務機可以選擇一次釋放列印,或刪除不需要的文件,且部分系統可以在事務機端個別調整文件色彩、輸出文件份數,及單/雙面等需求,就算誤植文件也能於事務機端修改設定,減少不必要的浪費。

專案計費

依據不同專案,個別計算張數及費用,方便管理者做分帳作業。使用者於事務機上操作影印及掃瞄作業,過卡後會跳出視窗提供選擇要計入費用的專案,明確計算各專案的張數費用,使用者也能在電腦端查閱列印紀錄,並編輯刪除。

綠色報表

管理者可以使用內建的綠色報告,自動計算每一位使用者的印量及碳排放量,提供內建及自定義報表,可以依據不同的條件一鍵撈取資料。

裝置管理

管理者可以批次管理多台影印機設備,部分系統也可同步管理印表機設備,解決部分因辦公設備品牌無法相容而需不同系統操作的問題,且提供AD/LDAP人員資料自動化同步更新。

歷史輸出

使用者下列印後,列印的資料會暫存於系統中,若需要提供文件給臨時增加的與會者,在登入設備後,可以直接透過事務機輸出已列印過的文件,不用再匆忙回到電腦前找檔案,提升會議進行的品質。

*此功能可依需求開啟,檔案至多保留七天。

 

OCR辨識(搭配Konica Minolta LK-110v2套件)

當有一份文件需要做編輯,卻沒有原始的檔案可以修改時,可以透過OCR光學字元辨識,將檔案掃描轉換為可編輯的word檔,進行文件的編修,減少重新製作或手動輸入的繁瑣流程。

畫像紀錄

管理者可以設置機敏關鍵字詞,若使用影印、傳真、列印及掃描等方式輸出對應的關鍵字時,系統會自動發送警示給管理者,即時防護資料外洩,降低企業機密文件外洩危機及損失

比較表格

本篇介紹的系統為

印量管理系統:
1.YSOFT SafeQ
2. MagicShow

文件資安系統:
1.SmartMonitor(需配合印量管理系統使用)

 

項目 YSOFT SafeQ MagicShow
過卡認證
漫遊取件
權限控管
文件瀏覽或變更輸入方式 可刪除及調整色彩份數單雙需求 僅可刪除
專案計費 ×
強制列印浮水印 ×
綠色報表
裝置管理 可同步管理印表機設備 僅限影印機
歷史輸出 ×
OCR辨識 × ×
畫像紀錄 需搭配SmartMonitor,部分功能不得使用 需搭配SmartMonitor,全功能皆可使用

*此表格僅顯示部分功能比較,詳細內容請撥打4128-566或是底下留言。

結語

金儀提供OA大管家-印量管理系統,讓文件輸出管理獲得高效率和產出,也邁入ESG管理時代的趨勢。更多印量管理系統、事務機推薦請洽4128-566。

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